Preocupado em como mudar seu provedor de suporte?
Em nossa experiência de gerenciamento de contratos de suporte, sabemos que os clientes existentes, particularmente aqueles que usam o Odoo há vários anos, têm as mesmas preocupações principais sobre como mover seu serviço de suporte para outro provedor
- A perda de conhecimento retido do encarregado apoiando seu sistema
- Possíveis lacunas na documentação que não estão totalmente atualizadas
- Custos de transição do seu provedor atual ou equipe interna para obter as informações corretas
- O tempo e o esforço envolvidos na transição e no estabelecimento de um novo serviço
Alterar os parceiros de suporte não precisa ser um risco ou uma preocupação para as empresas, então aqui estão
nossas 5 dicas para uma transição bem sucedida….
Acordo prévio das etapas de transição
Isso parece óbvio, mas muitas vezes eu ouço que as empresas estão tão concentradas em detalhar os detalhes do serviço de suporte que se esquecem de pensar em como chegarão a esse ponto.
Ao integrar um novo provedor de suporte, verifique se cada etapa está confirmada antecipadamente. Isso requer uma abordagem colaborativa para mapear os processos e as interações que ocorrerão após o início do serviço e garantir que todos os envolvidos tenham um entendimento claro de como funcionará.
Certifique-se de ter uma compreensão de onde as reuniões de transição de suporte e de transferência de conhecimento ocorrerão (no local ou remotamente) e quais serão as datas principais.
A ação final desta etapa é envolver todos os pontos acordados em um plano de ação e transição claros, com reuniões regulares de comunicação e atualização agendadas.
Consistência dos Recursos
Às vezes, as empresas descobrirão que os consultores com quem se engajam durante a transição não são as pessoas que realmente fornecerão o serviço de suporte.
Ter os mesmos consultores de suporte que realizaram a transição fornecendo suporte nos primeiros meses é benéfico para garantir um início tranquilo.
Evita qualquer risco de perda de conhecimento entre a transição e o início do serviço ao vivo, garantindo a conformidade com o SLA desde o primeiro dia e uma biblioteca de documentação atualizada acessível às equipes de suporte mais amplas.
Deixe o atual de fora
Você precisa mesmo do seu atual provedor para passar o conhecimento?
É verdade que você precisará do provedor existente para se engajar desde o início da transição, mas você deve mantê-lo limitado. Na nossa opinião, o envolvimento do provedor de suporte já estabelecido nem sempre é propício ao sucesso e pode adicionar um custo não orçado ao processo.
Por isso, geralmente recomendamos que sejam excluídos do processo o máximo possível, com base no fato de que podemos organizar reuniões presenciais de transferência de conhecimento com usuários-chave ou donos de processos de negócios e quaisquer consultores internos.
Documentação
Os resultados da reunião de transição são um estágio importante para o treinamento da equipe de suporte interno e a referência contínua.
Além disso, permite uma demonstração para o cliente de que uma transição sólida de processos de negócios e Odoo ocorreu com um conjunto de documentação que eles também podem acessar, se necessário.
Como cliente, assegure-se de que você tenha uma compreensão do nível da documentação a ser fornecida e de que ela será disponibilizada para você validar dentro dos prazos acordados.
Gestão do Serviço
Há uma linha tênue entre documentar e documentar, mas os resultados da reunião de transição são um estágio importante para o treinamento da equipe de suporte interno e a referência contínua. Além disso, permite uma demonstração para o cliente de que uma transição sólida de processos de negócios e SAP ocorreu com um conjunto de documentação que eles também podem acessar, se necessário. Como cliente, assegure-se de que você tenha uma compreensão do nível da documentação a ser fornecida e de que ela será disponibilizada para você validar dentro dos prazos acordados.